Mötesplanerare/Konferensansvarig

Nu söker vi en Mötesplanerare/Konferensansvarig till Hufvudsta Gård Boutique House. I rollen har du det operativa ansvaret för konferensverksamheten med mötesplanering, ansvar för genomförande, fakturering och uppföljning. Du älskar att få vara med våra gäster hela vägen med målet att ge dem framgångsrika konferensdagar och att skapa långsiktiga kundrelationer.

Du är spindeln i nätet som planerar, genomför och följer upp våra konferenser – alltid med gästens upplevelse i fokus. Du ansvarar för våra 13 mötesrum, möblerar, piffar och säkerställer att allt är top notch. Du bokar aktiviteter, ser till att tekniken funkar och välkomnar gästerna med ett leende som smittar av sig. Du jobbar tätt ihop med vår Inhouse Sales-avdelning, restaurangen och externa leverantörer – och är vår go-to person när det gäller att få allt att flyta.

Några av dina arbetsuppgifter

• Planering av genomförandet av konferenser
• Kontakt med våra kunder/mötesbokare regelbundet via mail/telefon
• Daglig kontakt med återförsäljare samt leverantörer av aktiviteter
• Mottagande av våra företagsgrupper och värdskap samt service på plats
• Planering och möblering av lokaler
• Fakturering
• Uppföljningssamtal
• Dagligt arbete i vårt hotellbokningssystem samt CRM-system
• Du kommer även att avlasta In house sales avdelningen med att ta emot förfrågningar och skriva offerter
• Visningar/kundbesök/kundvårdsaktiviteter

Vem är du?  Vi söker dig som är glad och positiv och kan vara en tillgång för både gäster och kollegor. Som person tycker du att helheten såväl som detaljerna är viktiga. Du är en kreativ person och älskar att planera, fixa och skapa ordning och göra det där lilla extra för att hotellet och lokalerna ska vara i toppskick när gästerna kommer. Det är viktigt att du är resultatorienterad, affärsmässig, ordningsam, noggrann och flexibel och kan arbeta med mycket eget ansvar.

Vi vill att du har minst tre års erfarenhet av liknande arbete på konferensanläggning eller i hotellreception. Du har arbetat i minst ett hotellsystem och du är van vid att ta betalt i reception och att fakturera. Du ska ha lätt för att uttrycka dig på svenska och engelska i både tal och skrift då vi har mycket internationella gäster. 

Arbetspassen är förlagda till i huvudsak dagar men även kvällar och helger kan förekomma. Det är viktigt att du är ganska flexibel med dina arbetstider och kan planera dina dagar efter beläggning med eget ansvar.

Vi erbjuder ett utvecklande, omväxlande och kreativt jobb i väldigt fin arbetsmiljö, i ett företag som tycker att det är viktigt med hälsa och träning. Vi erbjuder nyttiga och goda luncher och friskvårdsbidrag och kompetensutveckling. Efter två års anställning erbjuder vi fler semesterdagar. Lön enligt överenskommelse. Vi har självklart kollektivavtal.

Skicka din ansökan med CV och personligt brev så snart som möjligt. Intervjuer kommer att ske löpande.

Välkommen med din ansökan!